Avez-vous parfois l’impression d’être submergé(e) entre les rendez-vous, les réunions, les clients, le temps dédié à vos collaborateurs, les échanges avec vos confrères, vos collègues, les devis, les commandes, sans oublier les besoins de votre famille, les devoirs des enfants, les amis ? Vous arrive-t-il de vous demander si tout ce que vous avez à faire tiendra dans les 24 heures que compte une journée ? Si la réponse est oui à l’une de ces 2 questions, voire aux 2, alors vous êtes au bon endroit ! C’est le moment d’apprendre à s’organiser pour optimiser son temps.
Je m’appelle Laurence, je suis consultante et comme vous je jongle entre les différentes facettes de ma vie. Comme nous sommes tous égaux devant le temps puisqu’une journée ne dure jamais plus de 24h, il est donc important d’optimiser au mieux ce bien si précieux. Ce qui peut nous y aider est de revisiter notre rapport au temps et la façon dont nous l’appréhendons : il peut devenir contrainte, voire même obsession si nous n’en faisons pas un allié.
Comment gagner en efficacité grâce à votre organisation hebdomadaire.
Dans cette vidéo, nous allons voir comment gagner en efficacité grâce à votre organisation hebdomadaire.
Je vais vous partager comment préparer votre semaine en planifiant tout ce qui est important pour que ce soit réalisé et ce, en tenant compte des urgences importantes et en préservant votre vie privée.
Vous allez avoir le privilège de découvrir comment la méthode de Laura Mabille permet d’augmenter votre productivité en gérant mieux votre temps hebdomadaire et ainsi garder l’équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle.
Un des fondements de cette méthode est de regrouper nos habitudes pour gagner en efficacité. Plutôt que de les faire au fil du temps, vous allez les grouper toutes aux mêmes moments.
Méthode Laura Mabille
Prêt à organiser votre semaine ? C’est parti !
La méthode de Laura Mabille pour optimiser son temps
Ce dont vous avez besoin :
Du temps :
Bloquez un créneau dans votre agenda pour préparer votre semaine. Sachez investir dans votre temps pour en gagner.
Ayez en tête vos priorités :
Si vous êtes salarié, elles sont en lien avec votre fiche de poste. Si vous êtes chef d’entreprise, ce sont celles que vous vous êtes fixées.
Vos objectifs :
Ce sont les actions qui vont vous permettre d’atteindre vos priorités.
Vos tâches récurrentes :
Ce sont celles que vous faites toutes les semaines ou tous les jours ( par exemple pour moi, il s’agit de lire mes mails et y répondre, faire le CR Hebdomadaire, mes notes de frais,…)
o Exemples de tâches récurrentes quotidiennes
- Répondre aux emails, aux messages intranet (slack, workplace…), aux réseaux sociaux…
o Exemples de tâches récurrentes hebdomadaires
- Envoyer le CR de l’activité hebdomadaire, la newsletter, suivre les statistiques du site internet, organiser la semaine qui arrive…
o Exemples de tâches récurrentes mensuelles
- Faire la comptabilité mensuelle,
- Éditer et suivre les factures, leur règlement
Votre agenda de la semaine
avec les rendez-vous et les réunions déjà positionnés
Votre To-do-list
Les 3 étapes pour optimiser son temps :
1ère étape pour préparer sa semaine
Nous allons commencer par lister ce que vous devez faire chaque semaine pour préparer votre planning.
Cela peut être :
- Relire vos objectifs
- Relire vos notes de la semaine passée pour voir si vous n’avez pas oublié de noter quelque chose
- Passer en revue votre To-do-list
- Regarder vos agendas professionnels et personnels.
2ème étape : vos 3 actions de la semaine
Définissez vos 3 grandes actions de la semaine, en lien avec vos priorités. Par exemple, pour moi :
- Réaliser la vidéo pour La Minut’Rit
- Préparer le RDV avec mon nouveau client
- Mettre à jour le contenu de mon site
3ème étape pour aborder sereinement sa semaine
Ouvrez un document Word (vous pourrez ensuite l’imprimer et garder sous vos yeux celui de la semaine S pour penser à préparer celui de la semaine S+1). Si vous préférez utiliser un outil numérique, pensez à vous mettre des rappels (un post-it, une alarme…) jusqu’à ce que cela devienne un rituel.
- Renseignez RDV, réunions & tâches récurrentes dans le planning en indiquant le temps que cela va vous prendre : commencez par bloquer du temps pour ce que j’ai appelé les tâches récurrentes ; positionnez-les quand vous voulez dans la journée mais toujours au même moment, par exemple, en début ou fin de matinée ou début ou fin d’après-midi.
Positionnez les rendez-vous et réunions qui sont déjà calés tant au niveau pro que perso. - Calculez le temps de travail disponible chaque jour.
- Ensuite planifiez la réalisation de vos 3 grandes actions en faisant en sorte de privilégier les créneaux de début de journée (période ou la majorité de la population est la plus efficace).
- Inscrivez les autres tâches à réaliser.
- Prévoyez une marge de sécurité ou « zone tampon ».
- Verrouillez les moments-clés dans votre agenda papier/numérique/d’entreprise.
Vous avez désormais sous vos yeux l’agenda qui va vous permettre d’aborder sereinement votre semaine !
Envie d’en savoir plus ? Vous pouvez contacter notre experte Laurence par mail à laurence.bertho(@)influel.fr en vous recommandant de La Minut’Rit
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Cet article vous est proposé par notre experte Laurence BERTHO-BEDEL, formatrice en gestion du temps, partenaire de la conciergerie d’entreprise La Minut’Rit au Havre
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